校字〔2020〕156号
关于印发《蚌埠医学院采购管理办法
(试行)》的通知
各学院、系、部,各处、室,各直属部门:
为进一步规范学校采购工作,健全采购内部控制制度,科学配置、高效使用国有资产,《蚌埠医学院采购管理办法(试行)》经校长办公会研究通过,现予以印发,请遵照执行。
特此通知。
附件:蚌埠医学院采购管理办法(试行)
蚌埠医学院
2020年11月16日
附件:
蚌埠医学院采购管理办法(试行)
第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校采购行为,健全采购内部控制制度,科学配置、高效使用国有资产,提高采购工作绩效和资金使用效益,维护学校合法利益,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)、《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财购〔2016〕1239号)、《安徽省省属高等院校国有资产管理办法》(皖教财〔2018〕12号)、《安徽省财政厅关于进一步深化政府采购“放管服”改革的通知》(财购〔2018〕75号)等有关法律法规和相关政策,结合我校实际情况,制定本办法。
第二条 本管理办法适用于利用学校各类资金进行的货物、服务和工程类采购活动。
本办法所称采购,是指学校在教学、科研、管理、服务等活动中,购买货物、工程和服务的行为及其相关活动。
本办法所称货物,包括仪器、设备、家具、图书、材料、燃料等各种形态和种类的物品。
本办法所称工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、装修和修缮等,以及构成工程不可分割的且为实现工程基本功能所必需的设备、材料等与工程建设有关的货物和为完成工程所需的勘察、设计、监理等与工程建设有关的服务。
本办法所称服务,是指除货物和工程以外的其他采购对象,包括学校自身需要的服务和学校向社会公众提供的公共服务。
第三条 各类采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。做到计划管理与预算管理相结合;以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线,做到决策、执行和监督部门分工负责、相互协调。
第四条 采购项目实行预算管理制,经规定程序批准的采购预算是实施采购的依据,未列入采购预算的采购项目,原则上不纳入当年采购计划。临时急需增加的采购项目,须履行立项审批程序并落实经费,其中政府采购需报经省财政部门调整预算后方能进行采购。
第五条 本办法中提及的“采购限额标准”,由学校根据经济社会发展和有关上级相关规定,结合学校实际情况定期发布。
第二章 组织机构及管理职责
第六条 学校采购工作实行“统一领导、归口管理、分级采购、采管分离”的管理制度,采购管理按照学校、归口管理部门和采购立项单位实行三级管理机制。
第七条 学校成立“采购工作领导小组”,在学校党委、行政的领导下,统一负责、协调、实施学校各类采购工作,是学校采购管理工作的决策机构。分管采购工作的校领导担任组长,成员由财务处、国有资产管理处(以下简称国资处)、校长办公室、教务处、科研处、后勤管理处、审计处等归口管理部门负责人及校法律顾问等人员组成。领导小组办公室设在国资处,具体承担采购日常工作。
领导小组主要职责是:
(一)贯彻执行政府采购政策法规,负责、协调、实施学校各类采购工作,审定学校有关采购制度;
(二)处理需要采购工作中决策或审批的重大事项;
(三)听取并审议学校年度采购预算编制和执行情况报告;
(四)指导和监督各职能部门和相关单位履行工作职责,协调和解决采购工作中出现的问题,规范采购行为。
第八条 国资处负责承担采购工作的日常管理工作,其主要职责是:
(一)贯彻落实和宣传国家、省和上级主管部门关于采购工作的法律法规、规章和政策,拟定学校采购工作相关规章制度;
(二)根据学校发展规划、年度财务预算和资金情况,落实年度采购计划,执行年度采购预算;
(三)履行采购活动执行的日常管理工作;
(四)负责学校授权范围内的公开采购合同签订,参与政府采购合同履行后的验收工作;
(五)负责招标采购工作的信息化建设;
(六)协调受理质疑、投诉和采购过程中的相关问题;
(七)完成学校交办的其他工作。
第九条 财务处负责采购预算资金管理及预算执行监督,其主要职责是:
(一)负责学校采购预算和采购经费的编制;
(二)负责通过省财政管理信息系统申报学校年度政府采购预算;
(三)负责采购资金的支付与核算工作。
第十条 归口管理部门是指货物、服务和工程等业务归口管理的职能部门,其主要职责是:
(一)负责立项申报单位采购项目的可行性论证审核、采购需求审核工作;
(二)负责采购过程中的技术支持,配合做好采购工作;
(三)对归口管理项目的履约情况进行监督,参与政府采购项目的验收工作,做好采购项目的绩效评价和动态跟踪。
第十一条 归口管理部门采购审核项目的具体划分范围为:
1.校长办公室:通用办公设备、办公家具等;
2.教务处:教学仪器、设备,教学家具,教材,教学试剂、耗材等;
3.科研处:科研仪器、设备,科研协作项目等;
4.后勤管理处:新建、扩建、装修、修缮和绿化工程及养护;基建设施设备、工程材料以及工程设计、勘察和监理;消防、网络施工改造工程;相关水电气设施维保(电梯、空调等维保);物业管理、食堂托管等后勤服务;车辆租赁、维保、保险服务等;
5.图书馆:图文信息设备,资源数据库,各类馆藏图书、期刊、电子资源等;
其他项目由职能部门按照职能进行划分。
采购项目中含不同采购对象的,按照有利于采购项目实施的原则确定。
第十二条 立项单位负责具体项目管理工作,其主要职责是:
(一)提出采购需求和预(概)算,保证采购项目的科学性、合理性。单件套在10万元(含)以上,用于教学、科研的大型仪器设备购置必须进行可行性论证,填报《蚌埠医学院大型仪器设备购置论证报告》(见附件1);
(二)编制采购需求,保证采购需求符合法律法规及政府采购要求,科学合理,厉行节约,符合实际;
采购需求包含的主要内容:
1.采购项目的名称、采购预算、采购人基本信息等;
2.拟设定的供应商资格、技术、商务条件;
3.采购标的数量、技术标准、技术规格、服务内容等;
4.拟设定的评审方法、评审因素、评审标准和定标方法等;
5.采购项目履约时间和方式、验收方法和标准、付款方式等;
6.合同内容的实质性条款;
7.其他。
(三)组织采购需求论证。政府采购项目预算金额低于300万元的采购项目,应当组织相关专业人员进行需求论证。采购项目预算金额300万元(含)以上的采购项目,应当组织3人以上单数组成的专家组进行采购需求论证;
(四)负责本单位采购项目合同的会签和确认,负责采购项目的履约管理,配合归口管理部门和国资处完成采购工作;
(五)负责牵头组织采购项目的验收工作;
(六)负责办理采购资金审批及支付手续;
(七)负责领用采购形成的资产,保证资产的安全完整和使用效益。
第十三条 工程类项目由后勤管理处统一立项及归口管理,根据使用(管理)单位申报的经学校批准并落实采购预算的工程,进行统筹规划管理、立项。
第十四条 审计处的职责是负责监督检查采购活动中的法律法规和相关规定的执行。
第三章 采购组织形式和采购方式
第十五条 学校采购组织形式分为政府采购(含政府集中采购和政府分散采购)、学校集中采购和二级单位自行采购(以下简称单位自行采购)。具体适用范围和限额标准如下:
(一)政府采购
1.政府集中采购
使用财政性资金且在省级政府集中采购目录以内的采购项目执行政府集中采购。
政府集中采购由国资处联系集中采购机构按其运行规则具体实施。
政府集中采购目录及采购限额标准由省财政厅按年度定期发布(见附件2:《关于印发安徽省2020-2021年政府集中采购目录及采购限额标准的通知》)。
2.政府分散采购
使用财政性资金,在省级政府集中采购目录以外、省级政府采购限额标准以上的采购项目执行政府分散采购。
政府分散采购限额标准:货物、服务类单项或批量采购预算满50万元,工程类项目单项采购预算满60万元。
政府分散采购,根据项目具体情况,学校可委托集中采购机构或集中采购机构以外的采购代理机构在委托的范围内代理采购。
(二)学校集中采购
使用财政性资金且省级政府集中采购项目以外、省级政府采购限额标准以下、单位自行采购限额标准以上的,或使用非财政性资金且在单位自行采购限额标准以上的采购项目执行学校集中采购。根据项目具体情况,可委托采购代理机构代理采购。
学校采购限额标准:
货物、服务类单项或批量采购预算5万-50万元(不含50万元);
工程类项目,单项工程采购预算满10万元-60万元(不含60万元),由国资处组织采购。单项工程采购预算低于10万元,从学校采购建立的小型维修、改造工程施工单位确定供应商。
(三)单位自行采购
单位自行采购限额标准以下的采购项目,除工程类项目、网上商城采购及学校确定的协议定点采购项目外,对于政府集中采购目录以外及未纳入学校政府采购计划的货物类、服务类项目,5万元以内的项目(不含5万),由二级单位自行规范采购。
(四)学校研究确定的其他采购方式
对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购和涉及国家安全和秘密的采购,可不进行招标。
因突发事件和紧急情况引发的采购货物及服务项目,在符合法律法规的前提下,报校长办公会议研究同意后可实施直接采购,由立项部门负责签署具体项目合同和履约管理,相关采购资料自行备案。
因特殊情况和突发性事件,需紧急抢修的工程项目依照学校相关工程管理规定,由后勤管理处负责办理。
第十六条 采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价,以及上级有关部门和学校认定的其他采购方式。各采购方式的适用范围按照国家有关法律法规及有关规定执行。
第十七条 政府采购货物或服务项目,单项采购预算达到400万元的,必须采用公开招标方式。政府采购工程以及与工程建设有关的货物、服务公开招标数额标准按照有关规定执行。
采购项目采用单一来源采购方式的,立项单位需履行专家论证和部门会商程序。
第十八条 采购的产品在中国境内无法获取或者无法以合理的商业条件获取,以及法律法规另有规定确需采购进口产品的,由国资处按财政部《政府采购进口产品管理办法》等有关规定组织专家论证后进行采购。
采购进口科研仪器设备,应按规定做好专家论证工作,参与论证的专家可自行选定,专家论证意见随采购文件存档备查。
第四章 采购预算与计划
第十九条 立项单位申报采购项目预算。各二级单位在编报本单位下年度预算时,一次性将本单位下年度全部货物、服务和工程类政府采购项目、项目经费预算、需求参数等,按照校财务处的要求进行上报,并逐级归口审批。
学校集中采购项目,各二级单位填报《蚌埠医学院货物、工程、服务采购项目立项审批表》(附件3),一次性将年度货物、服务和工程类采购项目、项目经费预算、需求参数等,逐级归口申报。
第二十条 年度采购预算由立项单位立项论证和预算申报,归口部门负责牵头组织财务处、国资处、相关职能部门、相关专家统一审核论证。
第二十一条 财务处编制学校年度政府采购预算和年度学校集中采购预算,经学校相关决策程序后形成学校年度采购预算。财务处将批准后的政府采购项目上报省教育厅和省财政厅审批后,将政府采购任务书及校内集中采购项目计划下达至国资处。
第二十二条 各二级单位应当严格按照批准的采购预算执行。因工作需要变更采购预算的,必须履行相关审批程序,其中增加采购预算的应落实采购经费,涉及政府采购的还须报经省财政部门批准。年中的追加预算采购项目由立项单位办理立项论证和预算申报,填报《蚌埠医学院货物、工程、服务采购项目立项审批表》逐项审批,归口管理部门审批立项,财务处审批经费来源,国资处负责采购执行。重要采购项目按照学校“三重一大”决策制度执行。
第二十三条 政府采购严格按照省级政府集中采购目录范围和限额标准执行,同时依据国家和安徽省出台的高校科研仪器设备采购管理文件规定作相应调整。
第五章 采购过程管理
第二十四条 国资处根据学校下达的采购任务合理安排采购,确定采购方式,发布采购公告。
第二十五条 立项单位提交采购需求参数。
立项单位将全部采购项目的采购需求参数(含政府采购项目、学校集中采购项目)提交给国资处。国资处组织对采购需求参数进行审核,如发现采购需求中存在明显违背与采购有关法律法规要求的内容,项目单位应及时修改调整。
第二十六条 供应商确定。
(一)货物及服务类供应商的确定:
1.预算金额5万元(含)以上至政府采购限额标准之下的项目,需采用学校自行组织采购或委托招标代理机构通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价等方式确定供应商。
2.通用办公设备(纳入安徽省政府集中采购目录内的通用办公设备)、通用办公家具(《安徽省省级行政单位通用办公设备家具配置标准(试行)》(财资〔2013〕491号)所列通用办公家具)实行网上商城或定点供应商采购。
3.预算金额在政府采购限额标准之上的,按政府采购相关程序组织采购,确定供应商。
(二)工程类施工单位的确定:
1.小型修缮、改造工程项目,由学校采购确定的年度修缮项目施工单位负责。
2.中型修缮、改造工程项目(单项工程预算金额在10万至60万元),需采用学校自行组织采购或委托招标代理机构通过公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商等方式确定施工单位。
3.大型修缮、改造工程项目(单项工程预算金额在60万元以上),进行政府采购。
4.基本建设等其他工程项目,依照省、市有关规定执行招标采购。
第二十七条 签订合同。
1.国资处发布中标公告、发放《中标通知书》,确定项目承担单位,项目中标供应商向学校缴纳项目履约保证金。
2.国资处负责学校法定代表人授权范围内的政府采购、学校采购项目合同的签订,项目部门会签。合同签订执行学校合同管理相关文件规定。
3.通过公开招标或其他采购方式确定学校相关协议定点供应商,国资处负责确定协议定点供应商协议(入库协议书),相关职能部门依据协议书负责签署具体项目合同及履约管理。
4.单位自行采购限额标准以下的货物类、服务类项目,5万元以内的项目(不含5万),由二级单位自行规范采购并负责签署采购合同,按学校合同管理相关规定办理。1万元以下(不含1万元)项目可以直接采购,适用金额小、价格透明等情况下的零星货物、服务项目的采购。
第二十八条 合同履行。
立项单位是合同履行管理的责任单位。负责合同履行的全过程管理,协调、组织、监督、考核合同履行,并及时解决合同履行中出现的问题。要形成相应的过程管理书面材料,作为对供应商验收考核的相关依据。
归口管理部门负责合同履行情况质量跟踪管理。
学校集中采购项目合同履行中,需追加与合同标的相同的采购项目,在完成采购预算调整并落实经费、且不改变合同其他条款的前提下,可以与中标人(成交人)协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。
政府采购项目追加采购按省财政厅相关规定执行。
第二十九条 验收。
(一)货物及服务类项目:
1.政府采购项目由立项单位牵头组织验收小组,会同归口部门、国资处、审计处、相关专家和供应商参加。验收小组按照合同规定条款逐条验收。
2.学校集中采购项目由立项单位牵头组织三人以上验收小组,会同归口管理部门及供应商参加。
3.单位自行采购项目,由立项单位组织验收小组进行验收。
(二)工程类项目:
由后勤管理处牵头组织验收小组,单项工程合同金额60万以上项目,国资处、审计处、使用单位(监理单位)、施工单位参加。单项工程合同金额60万以下项目,后勤管理处、使用单位(监理单位)、施工单位参加。基本建设工程项目验收国家另有规定的按照其规定执行。
验收结束,验收工作组成员应签署书面验收报告。验收未通过的,中标人(成交人)必须在规定期限内进行整改,整改完成后由原验收工作组复验。
涉及重大或专业性较强的项目,由立项部门根据需要外请相关技术人员及专家参与项目验收。
第三十条 项目验收后,国资处及时按照规定办理资产验收入库手续。
第三十一条 采购资金支付。
(一)立项单位按学校财务管理规定进行报批,并将合同、验收报告、发票、资产入库单、进度款申请报告等资料原件送至财务处作为付款依据。
(二)财务处根据规定办理资金支付。
第三十二条 质疑与投诉。
供应商或相关利益人对采购活动事项有疑问且在有效时间内提出书面材料时,由国资处牵头会同立项单位及时予以书面答复,答复内容不得涉及商业秘密。供应商对答复有异议投诉至上级有关部门的,国资处、立项单位等应积极配合处理。
第三十三条 履约保证金、质量保证金退还。
采购合同履约完成、质保期满无质量问题,经供应商申请,立项单位认可并签署意见,国资处审核后报校财务处办理退款手续。
第三十四条 项目审计。
采购项目验收合格后,按规定需要审计的,按程序报送审计处进行审计。国资处、归口管理部门和立项单位需全力配合,按照审计要求及时提供相关材料。
第三十五条 档案管理。
国资处、立项单位要及时完整归集采购业务的相关文件资料,并按照档案管理的规定进行归档保管。
单位自行采购项目的相关采购资料由使用单位自行保管。
第六章 责任追究
第三十六条 学校采购工作实行追责制度。对参与学校采购活动的各部门、单位和工作人员不履行或不正确履行职责,造成重大失误,使学校利益受到损失的或不按规定擅自进行采购的,应当追究其相应责任;对滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊、贪污受贿等违纪违法行为,将依纪依法追究责任。
第三十七条 学校采购工作必须遵守相关法律法规和政策规定。严禁招标项目化整为零规避招标,严禁未经招标或集体研究确定供应商,严禁明招暗定违规操作。
第三十八条 参与采购活动的学校各职能部门应当按照职责分工,加强对业务范围内采购活动的监督。立项单位和归口部门须于学校下达年度采购预算一个月内,报送大型仪器设备论证购置报告、政府采购需求论证和需求参数等材料,逾期将追究部门负责人责任。
第三十九条 与采购有关的人员不得与采购代理机构、产品代理商、产品供应商、产品生产厂家等串通恶意限制或屏蔽其他潜在投标人或产品,不得恶意串通控制产品价格等行为。
第四十条 参与采购的人员严格遵守廉洁规定,严格遵守保密纪律,不得以任何方式向投标方或他人泄露应当保密的、与采购项目内容有关的信息和资料。
第四十一条 学校采购工作实行回避制度。在采购活动中,采购人员及相关人员与供应商有利害关系的,必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的,可以申请其回避。
第四十二条 学校采购工作应自觉接受上级主管部门、审计等部门的监督和检查。
第七章 附 则
第四十三条 本管理办法中未尽事宜,依据采购有关的法律法规执行。本办法实施后,其所依据的上位规范有新规定的,以新规定为准。
第四十四条 学校根据本办法另行制定实施细则及相关规定。
第四十五条 本办法由国资处负责解释,未尽事宜由领导小组研究决定。
第四十六条 本办法自发布之日起施行,学校此前有关规定与本办法不一致的,以本办法为准。